挥之不去的基层兰台情结
[作者:党史研究室管理员发布时间:2014-10-01 15:06来源:]

挥之不去的基层兰台情结

董  杨

 

    在编写《中国共产党昆明历史》第二卷查阅档案的过程中,面对浩瀚无边的历史档案,回想起我曾在乡政府担任过党政办副主任,创先争优、“三查三看”教育领导小组秘书组组长,在从事基层档案这一日常性工作中有很深刻的体会,并积累了一些思考。

    一、档案工作更能体现“人过留名,鸟过留声”

    虽说乡镇档案工作说起来重要,做起来次要,忙起来不要。其实不然,我们领导到一般干部都有这样的意识:再困难不能困难档案,保管好档案就是为后代积累财富。因为从长远看,档案是无价之宝。人员更替一代接一代,唯有记录历史的档案永存。

    同时,乡镇的正副职领导一般在10名左右,而乡镇党政办要直接服务于以上领导,当某个领导要查阅上个月或者去年的某项文件之类的档案,做好日常性档案工作就显得非常重要,并且长效性。并且,档案工作对当前的工作也很有实用价值,比如要准备个征兵工作的材料,可通过查找去年、前年的档案,收集过去是如何做的,再增加进新的政策,就能很好地完成当前的工作。此外,档案的唯一性、凭据性,解决了很多集体和个人的实际问题和切身利益。更重要的一点是,档案工作可以为信访工作排忧解难。原本打算上访的群众,因在通过查找档案查找到了原始凭证、所需的依据,解决了问题,终止了上访。所以,对从事基层档案工作的人员来说,相比其他工作,档案工作更能体现“人过留名,鸟过留声”。

    二、运用“太极十三式”做好日常档案工作

    如果说思想认识是太极起式的话,那么下面十三式则是做好日常档案工作的基本功。

   (一)接收文件、传真

    乡镇党政办承担着上传下达的重要作用,每日接收的文件、传真无数,如何忙而不乱,可参考以下办法。一是文件的登记,要制作好登记表,记录好文件名称、文件号、发文单位、时间、是否机密文件等内容;二是文件的传阅,按主要领导、分管领导、一般干部传阅,并参考班子分管情况,对文件的去向、特别是保密文件的去向一定要掌握,如文件需多份传阅,可留原件存档,用复印件传阅并不需要存档。三是文件的存档,可分别按党委、政府、党群、人民团体、简报 类分门别类的保存。对于电子档文件,可打印出来存档。

  (二)本单位文件

    可按党委、政府、联发文件、人大主席团、纪委、团委、妇联、部门、简报、信息分门别类的收集。同时,由于现在乡镇电子政务的普及,电子文档也应在平时的工作中分类,并且区分年份。

   (三)学习教育活动

    近年来,专题学习活动每年都有不同的形式和内容,作者就先后参加了创先争优、三查三看、向杨善洲同志学习、桥头堡等学习教育活动。对于学习教育活动的档案,在确保专题材料档案完整性的同时,也要兼顾用党委、政府、联发等形式的发文也要归类于该档案,以确保档案的完整性。

  (四)文件号重复

    才工作那年,随时出现文件号重复的情况。经过查找,问题出在组织办与党政办分办公室办公,两边重号;不同的人在不同的电脑上制作文件,文件号重号;后来通过在区政府办的学习,上一级政府比乡政府文件更多,但没有出现文件号重复的情况。具体做法是,明确专人负责文件号登记、管理,秘书股长、分管副主任统一把关审核文件,杜绝地不仅是文件号重号,更重要的是保证文件的规范性。

   (五)考核补充材料

    每年年底,各项考核需要在做好日常工作的基础上补充大量的材料,经常出现补许多所谓的“假文件”,但是,其实“假文件”也不假,只是平时的工作已做了但没有完整地记录。考核补充材料单独存档,并按考核的细则分项,对于平时已有文件可做个备份,已确保完整性。

   (六)保密文件

    对于保密文件,要高度重视文件的登记、传阅,并且及时收回,统一保管,明确专人,还要确保安全,到来年清退时不缺少一份的清退。

   (七)会议记录

    主要区分班子会、干部大会、专题会,可分别记录,也可统一记录,但需要做好目录,以方便查找。

   (八)声像

    对于重要的工作、会议,要记录声像档案,并且保存电子档,有条件的话,可把每年的声像材料归档,刻录成光盘保存。

   (九)实物

    对于奖牌、奖状等实物,统一保管,并且可采用声像档案保存。

   (十)制度建设

    制度不仅要上墙、还要上心,通过学习制度,可以迅速掌握基本的档案工作知识,同时,制度更需要做好继承和创新。

  (十一)设施投入

    过去的档案一般都是木制柜,为了安全保管档案,购买了铁柜,并做好档案室的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防热、防光等档案保护措施。

   (十二)学习培训

    年上级档案部门都会组织基层档案工作人员参加及集中培训,这是一个非常好的学习机会。基层单位要安排专人培训,并给时间全脱产学习,并重点加强党政办全体人员的培训。

   (十三)整理移交档案

    每年度整理移交档案是确保档案完整的最后一关,要确保一切移交的档案都是原件,并按档案馆接收档案的规定做好整理、立卷、编目等项工作,交接双方应根据移交目录清点核对档案,确保帐物相符。

    三、弹好“五线谱”让基层档案工作更上一层楼

  (一)如何提高基层重视档案工作

    将档案管理与目标管理责任制相结合。同时各乡镇要结合实际制定出切实可行的档案管理细则,使乡镇档案工作尽快走上制度化轨道。领导干部要充分认识到档案工作对于社会发展与经济建设的巨大促进作用,要适当加大对档案事业建设的经费投入,完善考核激励机制,把档案事业建设纳入乡镇社会发展目标来进行评价考核。

   (二)健全基层档案机构及人员

    档案管理科作为乡镇档案管理机构,在领导和管理体制上,是乡镇党委、政府的职能部门,业务上受上级档案行政管理部门的监督指导。负责本乡镇机关档案管理工作,并对本乡镇辖区内的各单位档案工作进行监督指导。在规格上,与其他职能科室同级,享受同等待遇。设置一名负责人,配备上专职档案工作人员,从乡镇机关或事业单位人员中选配,做到专职专责。

   (三)加强档案工作队伍

    探索适合档案事业的干部用人晋升提拔机制,优化档案干部队伍,积极引进高素质人才,提高档案工作者的政治素质、业务素质,建设学习型、探索型档案干部队伍,加大培养档案工作者良好的工作作风和创新意识。

   (四)加大投入、规范整理,改善档案保管条件

    乡镇人民政府应提高认识、统筹安排,在财政收入中建立预算资金,保障乡镇档案工作日常经费支出,购买和添置档案专用柜及防火、防虫等保护设施,逐步增加硬件设施投入,改善乡镇档案保管保护条件,确保乡镇档案的完整与安全。同时,要把反映乡镇工作历史面貌、乡镇行政管理、建设与发展等有关农业农村工作的各类文件材料、表、册、记录等收集齐全、完整,确保乡镇档案管理工作有力、有序的开展。文件材料一律做到标准化、科学化、规范化,严格按照县、乡档案管理的制度和要求,规范档案文件的填写、整理、归档和保存。 同时,建立学习检索系统的长效机制。提升乡镇档案管理人员查找、维护电子档案的专业操作技能,确保电子档案信息真、资料全、查找快、维护好。面对日趋激烈的信息化社会,乡镇档案管理必须走电子信息化道路,这也是档案工作迈向“常态”、走向进步的必然要求。

   (五)探索基层档案的开放利用

    乡镇档案机构保存的档案内容丰富、载体多样,许多革命遗址、遗迹、历史事件和经济发展、社会进步的真实记录都保存在档案室,这是一笔不可多得的宝贵遗产和精神文化财富。乡镇档案机构有责任很好地开发和利用它,使其发挥资政育人、传承文明的作用,将反映本地区风土人情、重大历史事件的历史档案、记载本地名人生平轶事的名人档案、反映家族文化的家谱档案以及各类声像、多媒体档案等让人感兴趣的丰富的档案资料进行开发,不断丰富百姓的文化生活,建成乡镇文化宣传,乡情教育园地和乡镇文化休闲场所。 

 

参考文献:

1.《中华人民共和国档案法》;

2.《中华人民共和国档案法实施办法》;

3. 国家档案局 民政部 农业部关于印发《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》的通知;

4. 国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案事业发展“十二五”规划》的通知

5. 《乡镇档案工作试行办法》,国档发字〔19981号;

6. 海南省乡镇档案工作试行办法实施细则;

7. 新时期档案工作队伍建设的思考》,双流县档案局罗萍,四川新闻网;

8. 《浅谈乡镇档案的基础业务建设》,沧源佤族自治县档案馆沈修兰,云南省财政厅网站。 

(作者单位:昆明市委党史研究室)